Досить поширеною формою колективного обговорення ділових проблем є збори, що проводяться з метою спільного осмислення певного питання, яке хвилює громадськість. На обговорення збираються люди, яких об’єднує якийсь інтерес (збори акціонерів, партійні збори, збори громадян для висунення кандидата в депутати та ін.).
Збори готуються заздалегідь, і чим ретельніше, тим більшим буде ефект від їх проведення. Як і інші форми спілкування, збори скла¬даються з кількох етапів, жоден з яких не можна ігнорувати: підго¬товка зборів; висвітлення проблеми та її обґрунтування; обговорен¬ня проблеми; прийняття рішення. Звичайно підготовкою до зборів займається робоча група, члени якої найбільше зацікавлені в резуль¬таті.
На першому етапі треба чітко визначити проблему для розгляду та коло учасників обговорення. Проблему необхідно глибоко про¬аналізувати і на цій основі підготувати відповідний матеріал для викладення на зборах. Як правило, у підготовці зборів беруть участь спеціалісти, а доповідачем призначається найкваліфікованіша і най-авторитетніша людина.
Щоб знайти відповідний підхід до слухачів, промовець, тобто особа, яка виступає на зборах з якоюсь інформацією чи основною доповід¬дю, має зважати на обставини і середовище, в якому виступатиме. Насамперед треба чітко визначити для себе основну ідею виступу, підкріпити її чіткими й перевіреними аргументами. Ніколи не буде добрим промовцем той, хто виходить на трибуну, не підготувавши основи свого виступу. Звичайно, у дрібницях можна покластися на досвід, ситуаційні впливи й стимули з боку слухачів, але основна частина виступу має бути наперед продуманою. Потрібно визначити, що варто сказати у вступі, що — в основній частині, а що — напри¬кінці виступу.
Пам’ятаючи про регламент, доцільно розподілити час для висту¬пу з доповіддю. Учені рекомендують приблизно 10-12% загального часу присвячувати вступу, 4-5% — висновкам, а решту — основній частині.
Зборами, як правило, керує президія, яку обирають їх учасники. Після основного виступу з доповіддю з теми, винесеної на розгляд, починається її обговорення. Ефективнішими будуть підготовлені вис¬тупи. При цьому може виступити й будь-хто з учасників зборів, кого щось схвилювало в доповіді. Питання про кількість осіб, які беруть участь в обговоренні, і регламент вирішують учасники зборів.
У виступі краще висвітлювати одну тему. Можна поділити вис¬туп на кілька підпунктів. Кожну думку, інформацію, яку взято для виступу, треба оцінювати в кількох напрямках: чи відповідає вона поставленій меті? чи логічна й переконлива? чи цікава? чи відпо¬відає матеріал формі промови й обставинам, у яких вона має прого¬лошуватися? чи буде зрозумілою присутнім? чи відповідатиме за¬гальноприйнятим етичним нормам? Саме в таких виступах яскраво виявляються етика та культура спілкування.
Самозакоханий оратор виступає перед аудиторією, щоб похизу¬ватися, послухати себе самого, переконатись у значущості своєї пер¬сони. Його не цікавлять інтереси слухачів, їхні бажання й проблеми. І, навпаки, промовець, який намагається бути корисним людям, не шкодує часу і сил, готуючись до виступу, добираючи матеріал для переконання. Його виступ неодмінно матиме успіх.
Здатність постійно дбати про слухачів і вміння поставити себе на їхнє місце — одна з найважливіших передумов успіху. Із цим тісно пов’язане вміння стежити за реакцією в залі, завжди пам’ята¬ючи про слухачів з найнижчим рівнем знань. Цієї поради варто дотримуватись обережно, бо можна недооцінити слухачів, викладаю¬чи матеріал надто спрощено, що так само не бажано.
Як підготувати виступ, щоб його добре сприйняли слухачі? Ось деякі поради:
• не вживайте надто довгі речення, бо їх важко зрозуміти;
• персоніфікуйте речення, але не зловживайте третьою особою од¬нини і множини. Це порушення етикету. Не бійтеся вживати в разі потреби форму першої особи;
• не переобтяжуйте свою мову словами іншомовного походжен¬ня, професійними термінами, абстрактними поняттями, бо їх не всі можуть зрозуміти;
• намагайтеся включати до виступу приклади, порівняння і висновки, а часом і дотепний вислів, але ставтеся до Їх добору серйозно;
• не зловживайте зайвими подробицями, в яких губиться голов¬на думка;
• надмірна лаконічність також може зашкодити слухачам зрозуміти інформацію та основну ідею;
• завжди слід пам’ятати про етику свого виступу. Неповага до слухачів обернеться, зрештою, проти того, хто виступає.
Щоб досягти успіху, промовцеві важливо знати, як ставляться слухачі до нього особисто і до обраної ним теми. Ставлення може бути доброзичливим, нейтральним, недоброзичливим і дуже недобро¬зичливим. Якщо промовець знає, що більшість слухачів ставляться до нього неприязно, він повинен насамперед подбати про зміну їхньої установки. Якщо ставлення нейтральне, то протягом перших хвилин треба зробити слухачів більш доброзичливими. У літературі описа¬но багато подібних порад щодо виступів і не варто ними нехтувати. Треба використовувати чужий досвід і набувати власного. Це допо¬може досягти успіху у професійній справі.
Як правило, обговорення припиняється тоді, коли на запитання «Чи є ще пропозиції з обговорюваної проблеми?» відповіді немає. Тоді внесені пропозиції систематизуються. Зазвичай це робить пре¬зидія чи спеціальна група. Важливо, як і на нараді, добрати раціо¬нальні ідеї, не обговорюючи невдалі ідеї і не виявляючи неповаги до їхніх авторів. Якщо не дотримуватися цього етичного правила,
збори переростуть у сварку.
Президія або робоча група виносить на обговорення проект рішен¬ня, який приймається учасниками зборів, а потім доповнюється іншими пропозиціями. Якщо до запропонованого та винесеного на розгляд документа учасники зборів ставляться позитивно, він виноситься па голосування і приймається, якщо за нього голосує більшість при¬сутніх на зборах учасників. Цей етап зборів дуже важливий, бо від якості прийнятого рішення залежить не тільки результативність цієї акції, а й зміни в ситуації, яка обговорювалася. Рішення має бути конкретним, із зазначенням виконавців і термінів виконання. Надзвичайно важливою є стадія контролю за виконанням прийнятого рішення. Доцільно через деякий час повідомити учасникам зборів про результати виконання прийнятого рішення і внесених критич¬них зауважень та пропозицій. Це зараз робиться в обов’язковому порядку на зборах акціонерів, де розглядається інформація відповідальних осіб про виконання-рішення, прийнятого минулими зборами, і внесених на них пропозицій.