Проведені опитування свідчать, що менеджери залежно від рівня управління 50-70% свого
робочого часу проводять на нарадах.
Наради — один з найефективніших способів обговорення важ¬ливих питань і прийняття рішень в усіх сферах виробничого, громадського й політичного життя. Вони дають змогу спільно аналізувати важливі питання й висловлювати свої думки та пропозиції, приймати найоптимальніші рішення. Крім того, на нараді керівництво може поінформувати працівників про свої плани. Проблема, яка виноситься для обговорення па нараду, може мати будь-який харак¬тер: виробничий, дисциплінарний, організаційний тощо. На нараді ви¬являються погляди зацікавлених сторін на проблему.
Якщо учасники обмінюються думками, обговорюють проблеми і спільними зусиллями доходять певних висновків, ефект від такої паради буде великим. Натомість якщо нарада не дає очікуваних наслідків, вона перетворюється на колективне марнування часу, що нерідко й трапляється.
Оптимальна кількість учасників паради як однієї з колективних форм обговорення — 10-12 осіб. Якщо людей менше, а отже, менше різних поглядів на проблему, то й користі від такої наради буде мало. Якщо кількість учасників перевищує 16-18, то, як правило, не всі зможуть взяти участь в обговоренні. Якщо учасників понад 20, то доцільніше поділити їх на дві групи, вислухати,думки всіх, а потім порівняти висновки обох груп. Нарада навряд чи пройде успішно, якщо її не буде заздалегідь підготовлено. Причому, чим краще це буде зроблено, тим менше помітною для учасників наради буде попередня робота.
Нараду в будь-якій організації, як правило, проводить її керівник. Тому її результати залежать передусім від нього, від того, як він уміє працювати з людьми. Неабияке значення для присутніх на нараді людей та їхньої участі в обговоренні мають психологічні якості керівника, дотримання ним етичних норм. Через невміле їх викорис¬тання нарада, навіть якщо в ній беруть участь досвідчені фахівці, може зайти у безвихідь. І, навпаки, якщо керівник дотримується етич¬них норм, на нараді можна досягти вагомих результатів навіть тоді, коли рівень знань її учасників посередній.
Позитивний ефект від паради буде досягнутий лише тоді, коли її учасники за рівнем професійних знань і практичного досвіду відпо¬відатимуть рівню винесеної на обговорення проблеми. Крім того, сама проблема має бути важливою для всіх присутніх.
Щоб бути вправним головуючим на нараді, керівникові треба мати не лише організаторський хист, а й уміти зосереджувати увагу й зусилля па тому, щоб постійно стежити за ходом дискусії, обмірко¬вувати й добирати слушні запитання, систематизувати різні погля¬ди, вчасно робити висновки, уважно прислухатися до висловлювань кожного. Ефективність парад полягає саме в тому, щоб виробити спільну думку, яка нерідко важить набагато більше, ніж сума окре¬мих думок членів даної групи.
Навряд чи зможе успішно провести нараду людина, яка пору¬шує етичні норми, зверхньо ставиться до її учасників, недооцінює їх. Важливим також є однакове ставлення до всіх учасників наради.
Тільки-но присутні за ледь помітними ознаками відчують, що голо¬вуючий комусь віддає перевагу, навряд чи їм захочеться розповіда¬ти про те, що вони думають.
Завдання головуючого полягає не у виголошенні на нараді про¬мови чи доповіді. Він має відкрити параду й у короткому вступ¬ному слові охарактеризувати проблему, яку треба обговорити. Під час наради керівник за допомогою певних запитань має заохочува¬ти людей до висловлювання думок, постійно систематизувати їх і періодично підсумовувати висловлені думки, ставити на обговорен¬ня нові питання. Наприкінці наради головуючий має підбити підсумки, акцептувавши увагу на раціональних пропозиціях, що прозвучали під час обговорення проблеми. Однак з повагою треба поставитися й до інших поглядів, які були висловлені. Якщо їх просто розкрити¬кувати, то наступного разу підлеглі приховуватимуть свої справжні думки.
Варто зазначити, що наради, на яких не підбиваються підсумки, — це марно витрачений час. Нічого не дають також наради, на яких завдання хоч і ставляться, але не визначаються умови їх виконання (хто, що, коли), а наслідки не перевіряються.
На практиці склалися певні етичні підходи до забезпечення ефек¬тивності паради як форми колективного обговорення проблем:
• результат обговорення на нараді залежить від моральної та пси¬хологічної атмосфери, яку на ній створено;
• моральні та психологічні якості керівника як головуючого па параді безпосередньо впливають па поведінку присутніх і їхню участь в обговоренні;
• учасники наради за професійними якостями та досвідом роботи мають бути спроможні розв’язати проблему, а поставлена проблема має відповідати інтелектуальному та професійному рівню ЇЇ учасників;
• усі висловлені на параді думки мають бути враховані й ретель¬но проаналізовані;
• завдання для колективного вирішення треба формулювати так, щоб його виконання могло змінити ситуацію. Приниження гідності людей викликає негативну реакцію, а це не принесе ко¬ристі для позитивної зміни ситуації;
• обговорення має бути вільним, щоб думки проголошувались невимушено, без тиску з боку керівника;
• рішення, яке прийняте колегіально, але, як з ясувалося потім, є помилковим, коригується шляхом нового колективного розгляду без пошуку винного за невдало внесену пропозицію. Отже, нарада є важливою формою ділового спілкування. Вона буде ефективною, якщо її учасники дотримуватимуться певних етичних норм, принципів і правил спілкування.